CSS Nite in KOBE, Vol.3 無事終了です。
「CSS Nite in KOBE, Vol.3 〜Webマーケティング・ソーシャルメディア・SEO スペシャル」 無事終了しました。
ご参加いただいたみなさま、登壇していただいたみなさま、スタッフのみなさま、
本当にありがとうございました。
今回も裏方の感想を書こうと思います。
今回は前回よりも人数規模が半分、しかもVol.2の準備のときに同時にVol.3の準備もできるだけ進めていたので（ポスターや印刷物etc..）かなり楽に進みました。
1階設置A3ポスター
廊下に電源コーナー設置
前回のVol.2はテーマ自体が「再考」ということもあり、準備期間も多かったので、できることはやれるだけやろう、やり直しも面倒臭がらず何度でもやって、準備もできるかぎりやってみようと思ってやってみました。
そして今回は、それを踏まえてそこからどのくらい削れるか、効率化できるかを考えてやってみました。
スイーツコーナーは豆類を多めに
お茶を配布しました
もちろん規模も会場設備も違うので一概には言えないのですが、極力無駄を省くようにしました。
受付の支払いを前払いのみに限定したり、宣伝メールやカウントダウンメールを最小限に減らしたり、スタッフの役割を出来るだけ減らしたり（サブ司会の方にBGMを頼むとか）、イベント終了後のメールやサイト更新も先に準備しておいたり…効率よくするために事前に時間割を見ながら、どのへんがバタバタするからそれぞれスタッフさんにどう動いてもらうかもイメトレしながら打合せしました。
準備品は前回すべてそろえてそのまま専用箱に入れて触らないようにしたので、その辺りは考えなくてすみました。
前回までのチラシの余りをコーナーを作って設置しました。
ただ、開催日が近づくにつれて配るチラシの枚数が多くなり、これは準備に時間かかるぞ…と少し焦りました。（結構直前に送ってくる…）
チラシを配るのが、100枚で1人×5分弱位かかった気がします。
アンケートやタイムテーブル、名札やノベルティや変形チラシなど様々なものが10件以上はあります。最後にキレイに整えるまでを考えると、速やかに終わらせたい作業ではあるけれども人手がいる部分です。
リハーサルがはじまるまでの準備時間を絶対うまくやりたかったので、朝は事務所に寄らずに、直接会場入りして鍵を開けてもらうのを今か今かと待ち構えて準備に入りました。手続きとか貸し出し備品とかゆっくり丁寧に確認してくれるので、やっぱり早めに行ってよかった(^_^;)
チラシを配る分は少し押したけれども、想定範囲内の時間で準備は終わりました。
リハーサルも無事終了。時間に余裕ができました
セミナーがはじまるとやっとホッとできて、前回や前々回はご飯は喉を通らなくて食べれなかったんですが、今回は何回かに分けて食べに行くようにして、ちゃんとおにぎり食べれました（TｖT
片付けも、早め早めに片付けて、余裕がある感じで終わったし
懇親会はプロジェクターやマイクの準備もレストランの方がやってくれたので、ほとんどバタバタしないですみました。
懇親会は同建物内レセプションホールで
終始なごやかな雰囲気で終わりました
CSS Nite in KOBEの運営は3回目ですが、今回意識した効率化は、できることはすべてやった上での効率化なのでその点は成功したと思っています。
逆にそこを意識しすぎて肩の力をあまり抜けなかったのは、次回の課題にしたいと思います。
あ、運営のことばっかり書いてしまったけれども
参加者のアンケートの満足度は高くて、それぞれが必要な「！」を持ち帰れて、自分の仕事の糧にしてもらえたセミナーになったんではないでしょうか。
全国的に活躍している方をお招きし、地元でこういった良いセミナーを開くことができて、うるおった気持ちです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
- written by はざくみ
